Gagnez du temps grâce à TRELLO (et c'est gratuit)

#1. L’organisation de sa tournée Vs l’organisation professionnelle

Il y a deux types de logiciels pour organiser son entreprise. 

Le premier, c’est celui qui nous aide à planifier notre tournée ou nos rendez-vous. Il nous aide à remplir nos créneaux disponibles, à calculer les coûts de déplacement éventuels et à nous assurer d’être en phase avec notre planning tout au long de la journée. 

Nous ne parlerons pas de ce premier type de logiciel aujourd’hui, cependant, nous sommes curieux de connaître celui que vous utilisez, n’hésitez pas à partager l’information dans les commentaires. Cela aidera certainement les prochaines personnes qui liront ce posts. Merci :) 

Le deuxième, c’est celui que nous omettons le plus souvent car nous ne savons pas qu’il existe. Et lorsque nous le découvrons, cela change littéralement la façon dont nous gérons notre temps en dehors des rendez-vous. 

Dans un précédent article, nous parlons des actions simples à mettre en place pour fidéliser sa clientèle. Ses actions, bien que simples, doivent être exécutées à un moment ou un autre ! Il en est de même pour sa comptabilité, ses achats, etc. C'est pour le suivi de ces tâches, que TRELLO existe.

Ce deuxième type de logiciel, c’est le sujet de cet article. Nous allons vous montrer comment l’utilisation d’un logiciel tel que TRELLO, vous permet de ne plus jamais oublier d’effectuer une tâche. C’est une solution idéale dans la gestion de son entreprise.

#2. Qu’est-ce que Trello ?

Rentrons immédiatement dans le vif du sujet : TRELLO est gratuit. 

Ce logiciel est 100 % en ligne. C’est à dire que vous n’avez rien à installer sur votre ordinateur et qu’il est accessible aussi bien sur votre téléphone, que tablette que votre ordinateur. 

TRELLO permet de gérer des projets et des tâches de manière simplifiée. Cette application est très bien pensée, facile d’utilisation et épurée.

L’application fonctionne grâce à des BOARD, des COLONNES et des CARDS.

Ne paniquez pas, on vous explique tout cela en détail !

Une BOARD regroupe plusieurs COLONNES dans lesquelles vous ajoutez des CARDS.

Les CARDS représentent une tâche à réaliser. Elles peuvent passer d’une colonne à une autre en fonction de son avancement. Pour cela, il suffit d’effectuer un glisser-déposer.

L’avantage indéniable de TRELLO, c’est de vous permettre d’associer de nombreuses informations à vos tâches : 

• Une tâche peut être liée à une personne ;
• Une tâche peut avoir un libellé ;
• Une tâche peut avoir une date limite ;
• Une tâche peut avoir une description, un processus ;
• etc.

Ces informations, certes très jolies ;) ne vous permettent toujours pas de comprendre comment TRELLO peut changer votre manière de vous organiser et d’organiser votre éventuelle équipe ou votre vie professionnelle. 

C’est ce que nous allons voir dans la prochaine partie.

#3. Comment utiliser Trello

Avant d’utiliser TRELLO, il faut créer un compte sur le site https://trello.com/. Comme indiqué précédemment, c’est gratuit et on ne vous demandera pas votre carte bleue :)

Nous allons vous expliquer comment nous utilisons TRELLO au quotidien. C’est une méthode parmi d’autres. N’hésitez pas à la recopier, vous en inspirer ou l’améliorer. 

Partagez-nous toutes vos idées d’amélioration ! 

Les colonnes

Nous utilisons un système avec 4 colonnes :

• Les tâches réalisées sont dans la colonne de la semaine en cours : Semaine 27 2018

• Les tâches de la semaine en cours sont dans : Cette semaine

• Les tâches en attentes : En attente

• Les informations utiles que nous souhaitons reprendre plus tard : Mémos

Les cards

Chaque colonne comprend des cards, qui correspondent à des tâches. Nous créons manuellement ces tâches en cliquant sur “+ Ajouter une autre carte”.

Exemple de tâches : 

• Rappeler tel fournisseur ;

• Effectuer sa comptabilité trimestrielle ;

• Faire l’inventaire des stocks ;

• Lancer son programme de fidélité ; 

Lorsque une tâche est réalisée, vous la glisser-déposer dans la colonne Semaine 27 2018. 

Si une tâche est bloquée, vous la glisser-déposer dans la colonne “En attente”. Vous pouvez ajouter des commentaires à vos tâches pour expliquer pourquoi celle-ci est bloquée. Par exemple, vous avez perdu le numéro de téléphone de votre fournisseur, vous avez envoyé un email, et attendez une réponse. 

Une date limite peut également être fixée par tâche. En fixant une date limite, vous allez vous rendre compte que votre email demandant le numéro de téléphone du fournisseur n’a jamais obtenu de réponse. Il est temps de renvoyer un autre email. 

Si vous êtes plusieurs au sein de votre entreprise, vous pouvez attribuer une tâche à une personne. Cela à plusieurs avantage : 

• Vous savez qui est responsable d’une tâche ;

• Vous visualisez si celle-ci est réalisée ou non ; 

• Vous visualisez également si une personne est bloquée et vous pouvez l’aider.

En fin de semaine, vous visualisez directement les tâches que vous n’avez pas réussi à réaliser. C’est un excellent point pour améliorer son organisation la semaine suivante !

Nouvelle semaine !

Chaque début de semaine, vous archivez votre colonne et en créez une nouvelle. 

L’archivage permet de ne plus visualiser votre colonne. Cependant, celle-ci est récupérable à tout moment. 

C’est très pratique pour retrouver les informations d’une tâche antérieur. 

Pour aller plus loin

De nombreuses personnes partagent leur manière d’utiliser TRELLO. C’est une source importante d’informations. Nous aimons particulièrement l’article du site de Sysnove : https://www.sysnove.fr/blog/2017/03/organisation-trello.html.

Une rapide recherche sur Google vous permet de découvrir de très nombreuses façons d’utiliser ce logiciel. 

Et vous, est-ce que ce type de solutions peut vous aider au quotidien ?